Llevar la contabilidad de un club deportivo es elemental pues de esto depende que tu negocio sea un éxito o termines fracasando. Cuando llevas un seguimiento de los ingresos y gastos de tu gimnasio, estudio de pilates, de yoga o academia de baile, garantizas el control de lo que tienes y de lo que hace falta. Aunque el mundo de la contabilidad parece complicado y es una tarea diaria que puedes desconocer, jamás dejes de lado algo tan importante.

Aunque existan diferentes sistemas contables y cada centro deportivo puede determinar el suyo según sus necesidades, queremos darte algunos pasos que te pueden servir de guía para llevar la contabilidad de tu negocio.

5 pasos para gestionar la contabilidad de tu centro deportivo:

1. Ten factura de todo:

Siempre debes ser muy precavido y organizado; tener los tickets de compra o facturas de cada cosa te evitará dolores de cabeza. Ten recibos de todo lo que inviertes en: pago a empleados, presupuesto que invertiste en publicidad, dinero que debes pagar en gastos del local como arriendo y servicios, entre muchos otros gastos que puede haber. Ten por seguro que tener el control de todo lo que sale, será demasiado útil.

2. Divide las facturas:

Si es tu caso por el tipo de negocio deportivo que tienes y si las leyes de tu país aplican, valida si hay ciertas facturas que están exentas del IVA, (por ejemplo, recibos correspondientes a donaciones) y sepáralas de las que sí tienen el impuesto.

3. Actualiza los patrimonios:

Mantén siempre a la mano la información de todos los bienes que vas adquiriendo en tu negocio, esto también es fundamental en tu manejo contable, de lo contrario podrías tener sanciones legales por dejar de declarar todo lo que has adquirido. Así que si tienes nuevas máquina, compraste una cantidad importante de colchonetas para tus alumnos, etc, ten factura y registra la información.

4. Realiza todos los meses el proceso:

Aunque parezca algo obvio, es uno de los pasos más importantes, cuando realizas los balances mensuales, a fin de año todo es mucho más sencillo, solo deberás unir todos los informes y en caso de que te falte, añadir la información pertinente. Mucho mejor que empezar de cero todo el registro y control de 12 meses.

5. Presenta el balance de los impuestos correspondientes:

Seguramente a final de año debes presentar los impuestos de tu centro deportivo según apliquen en tu país, jamás olvides este paso. Si te hace falta saber cuál es la manera correcta para hacerlo puedes consultar con algún profesional que te asesore.

Cómo llevar la contabilidad de tu negocio deportivo sin tener un contador como parte de tu planta de colaboradores:

Quizá conseguir una persona que te de la seguridad y confianza que necesitas para llevar la gestión contable tu negocio deportivo es un poco complicado y por el momento has decidido hacerlo tú, para que tu intento sea exitoso, haz esto:

1. Contabiliza diariamente las operaciones: 

Podrás registrar ingresos y egresos diarios y llevar la cuenta de todo. Como por ejemplo las compras a proveedores.

2. Balance: 

Al Finalizar cada semana haz una medición del total de ingresos y gastos y regístralos  organizadamente en algún sistema o alguna hoja de cálculo de Excel, así, los últimos días del mes solo debes contrastar  el total de tickets con tu archivo.

3. Revisa qué tienes y que te hace falta:

Dentro de la contabilidad de tu centro deportivo debes evaluar también el tema del inventario tanto de productos, como de insumos, de esta manera puedes evidenciar y hacer un balance de lo que has vendido y el dinero que ha ingresado. Así mismo, podrás determinar que se vendió más y que menos y determinar cuándo debe ser el próximo pedido a tu proveedor.

4. Evalúa tus costos fijos:

Los costos fijos te permiten tener una base promedio de tus gastos mensuales y que suelen siempre suelen estar. Dentro de estos gastos fijos incluye:

  • recibos del agua, de la luz, del teléfono, entre otros.
  • sueldos básicos
  • pagos de algún seguro de tu local
  • seguros para tus empleados (si los pagas tú)

5. Efectivo:

Ten presente que siempre hay gastos menores o de urgencia y para estos gastos, debes tener una caja menor, lo más importantes es que siempre se administre bien y no se pase del presupuesto designado.

Lleva la contabilidad de tu negocio deportivo con un software:

Si eres tú quien lleva la contabilidad de tu negocio y has notado que es necesario invertir más tiempo en otro tipo de cosas, o que las hojas de cálculo que vienes usando son insuficientes,  puedes optar por tener un software de gestión para el manejo contable, este sistema de gestión te evitará:

  • llevar la contabilidad en un cuaderno que incluso se puede perder.
  • Guardar demasiadas carpetas en las que organizas todo por área o sección y que están en el cuarto de archivo.
  • Perder acceso a la información pues para consultar cualquier dato debes estar en tu centro deportivo.
  • Desconocer el inventario de tu negocio y por ejemplo, pedir más cantidades de un producto a tu proveedor, que puede incluso terminar por caducar.
  • Sumar y restar con calculadora en mano el resultado de un día, lo que ingresó a tu caja y lo que salió de esta.
  • Invertir tiempo mirando fichas o bonos de cada uno de tus empelados para validar cuánto debes pagar en comisiones.
  • Perder clientes y venta de productos porque el método de pago que desean es diferente al que ellos buscan.

Tener dentro de tu estudio de pilates, academia de baile o gimnasio, un software de gestión que te ofrezca un módulo de contabilidad será de gran utilidad. Podrás pasar de la gestión en papel a la digitalización que trae consigo toda una serie de beneficios para un tema tan complejo como la contabilidad.

Antes de irnos, queremos hacerte dos recomendaciones:

  1. Si buscas un formato gratis para calcular tus gastos e ingresos lee este artículo en el que lo podrás encontrar. 
  2. Como segunda sugerencia, si aún te hace falta un software que te ayude con la contabilidad de tu centro de deportes prueba gratis Bewe, conoce en el siguiente video un poco más sobre el software de gestión.