Sabemos que pueden existir muchas dudas frente a qué es un software para inventarios, cómo escoger el mejor y por qué la necesidad de implementarlo en tu spa; a lo mejor, te has dedicado únicamente a encontrar estrategias para atraer clientes o incluso, evitas profundizar en el tema de inventarios porque tu especialidad es otra y tienes miedo de tomar malas decisiones. Precisamente para ayudarte y pensando en esto, hemos creado este artículo que sin duda, te facilitará entender el concepto y conocer la importancia de los inventarios dentro de tu spa.

Un programa para inventarios es una herramienta perfecta cuando quieres conocer a fondo la situación de tu negocio, examinar sus costos, descubrir cuáles son las actividades que crean valor, evaluar el desempeño de los productos y encontrar formas de mejora.

Día a día tus clientes se vuelven mucho más exigentes e incluso evalúan, además del servicio que ofreces, las herramientas que usas para mejorar su experiencia, de ahí la importancia de implementar un software de inventarios que te ayude a controlar las existencias y evites pasar por la molestia de negar un producto o un servicio a falta de insumos. 

¿Qué es un programa para inventarios?

Es una herramienta que te permite contabilizar y llevar en orden las existencias de los productos para la venta o insumos para los servicios de tu spa y que además, permite hacer el conteo de manera correcta para que la persona encargada siempre esté informada y pueda tomar decisiones con respecto a las cifras; por ejemplo, el día de solicitar al proveedor material, o la necesidad de alguna promoción con productos que tiene poca salida.

Un programa para control de inventarios es vital para mantener el orden y que la información nunca se pierda. A diferencia de lo que puede pasar cuando llevas la gestión en una libreta de papel todo está es un solo lugar y acceder a la información es fácil.

programa para inventarios

¿Beneficios de usar un software para inventarios?

Dentro de todas las cosas que debes hacer a diario como agendar citas, atender clientes, organizar el spa, etc, puede que la gestión de inventarios se pase por alto o la veas como algo menos importante, el problema está en que para tener un control y evitar pérdidas esta tarea es vital.

Cuando implementas un control en el inventario en tu spa puedes tener:

1. Conocimiento sobre los costos de tu spa:

Lo más importante es tener toda la información de los productos, tanto de los que vendes como de los que usas dentro del servicio y como sabes, puede que estos varíen. Cuando tienes un software de inventario todo el detalle está a la mano y tu trabajo se hace mucho más fácil, puedes conocer cuánto stock tienes de cada producto y determinar en qué momento se debe adquirir más.

El programa para control de inventario además de permitirte organizar la información y detectar ingresos o salidas de insumos, te permite contar con informes para visualizar datos claros que permiten detectar; por ejemplo, el costo promedio, el día en que adquiriste material o los productos de mayor salida.

2. Información detallada

En un sector como el tuyo, el software de control para inventarios de spa es útil para registrar datos relevantes de los diferentes productos que uses diariamente pues cada uno tiene características específicas. A lo mejor necesitas registrar los productos por cantidad o componentes concretos.

El programa de inventarios permite anotar todo esto; quizá tienes un listado en tu cuaderno pero está desorganizado y los insumos para la cara están del mismo lado que los kits de aseo o los aceites para el cuerpo y esto te genera confusión. Tener la información detallada es vital para evitar errores y ofrecer un excelente servicio.

3. Seguridad

Cuando tienes un programa para control de inventario puedes estar tranquilo de que la información que tienes allí está segura, tan solo tú y los empleados que tengan acceso al software de gestión podrán validar datos e incluso cifras del stock de tu spa. Las libretas de papel en donde registras todo lo que pasa y que debes dejar bajo un cajón con llave se vuelven obsoletas y todo queda en un solo sistema que requiere de permisos que solo tú puedes dar.

Esta implementación evita dudas con respecto a lo que tienes en tiempo real, así puedes disminuir el porcentaje de pérdidas protegiendo toda la inversión que haces en insumos.

4. Pedidos en orden

De nada sirve que hagas un pedido de productos que son inncesarios o peor aún que son de poca salida en tu spa y que por el contrario retrases la llegada de los que sí usas frecuentemente o quieren comprar tus clientes.

El programa para inventarios es útil para que conozcas las cantidades de cada producto y el administrador o el personal a cargo pueda hacer el listado de compras mucho más seguro de qué es el momento y los productos correctos. Esto es vital para que evites la pérdida de ganancias y de clientes.

Piensa en que quizá una de tus masajistas logró convencer a su cliente de comprar algún aceite para practicar el masaje en casa con su pareja, pero al momento en que el cliente intenta comprar en recepción, solo le dicen que está agotado, entonces, además de perder el dinero que ganas vendiendo ese aceite, posiblemente tu cliente lo busca en otro lugar y se siente insatisfecho con la experiencia.

5. Mayor acceso a la información

Si escribes todo en una libreta de papel de seguro necesitas llevarla siempre en tu cartera por si necesitas validar datos, si se quedó en el spa debes esperar hasta llegar de nuevo o comunicarte con alguien que te de la información; con el programa para inventarios el acceso al inventario se puede hacer desde cualquier lugar y hora con solo un dispositivo conectado a Internet.

6. Más tiempo

Para atender a tus clientes  y haciendo las cosas que más te gusta hacer porque las horas que pasas escribiendo manualmente se reducen.

Ventajas de llevar el programa para inventario de tu spa en la nube

Por si lo desconocías, empresas como Asus y Apple ya están eliminando de los equipos las entradas USB, precisamente con el fin de que centralices toda la información de tu inventario en un solo sistema. Por esta razón debes  digitalizarte y entender que entre más de la mano de la tecnología vayas, mejor y más optimizado será el trabajo y de paso tus clientes tendrán una mejor experiencia tanto dentro como fuera de tu spa.

Tener la gestión de inventarios en la nube hace que:

  • No necesites de instalación previa de programas.
  • Las memorias llenas de backup de datos por si el ordenador se daña son innecesarias pues todo está en un solo lugar al que solo accedes con conexión a Internet.
  • Tienes acceso cuantas veces lo necesites y puedes hacer las modificaciones necesarias una y otra vez sin que se bloquee o dañe el sistema.
  • Lo único que debes hacer es sumar o restar productos de tu inventario.

Como ves el inventario de tu spa es fácil de llevar si cuentas con un programa para inventarios, además de ahorrar tiempo, te permite estar más seguro y tranquilo con los datos que añades al sistema. Si tienes preguntas o quieres saber sobre el control de  inventarios que Bewe tiene para ti solo debes hacer clic aquí.